Base de datos en acces

Microsoft Access, también conocido como MSAccess, es un Sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete de programas de Microsoft Office. Es igualmente un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Si la base de datos no está almacenada en un equipo, o sólo están instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de información procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base de datos.

Archivos de base de datos de Access

Por medio de Microsoft Access, se puede administrar gran cantidad de información en un único archivo de base de datos. Dentro del archivo, se puede utilizar:

    Tablas para almacenar los datos.

    Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita.

    Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.

    Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.

    Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet.

    Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares

Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. Actualmente, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital (electrónico), y por ende se ha desarrollado y se ofrece un amplio rango de soluciones al problema del almacenamiento de datos.

Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviado SGBD, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de estos SGBD, así como su utilización y administración, se estudian dentro del ámbito de la informática.

Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e instituciones públicas. También son ampliamente utilizadas en entornos científicos con el objeto de almacenar la información experimental.

Aunque las bases de datos pueden contener muchos tipos de datos, algunos de ellos se encuentran protegidos por las leyes de varios países. Por ejemplo en España, los datos personales se encuentran protegidos por la ley organica de proteccion de datos de caracter personal

(LOPD).

 

Tipos de base de datos-Las bases de datos pueden clasificarse de varias maneras, de acuerdo al contexto que se esté manejando, la utilidad de las mismas o las necesidades que satisfagan.

Según la variabilidad de los datos almacenados[Bases de datos estáticasSon bases de datos de sólo lectura, utilizadas primordialmente para almacenar datos históricos que posteriormente se pueden utilizar para estudiar el comportamiento de un conjunto de datos a través del tiempo, realizar proyecciones, tomar decisiones y realizar análisis de datos para inteligencia empresarial.

Bases de datos dinámicas

Éstas son bases de datos donde la información almacenada se modifica con el tiempo, permitiendo operaciones como actualización, borrado y adición de datos, además de las operaciones fundamentales de consulta. Un ejemplo de esto puede ser la base de datos utilizada en un sistema de información de un supermercado, una farmacia, un videoclub o una empresa.

Según el contenido

Bases de datos bibliográficas

Sólo contienen un subrogante (representante) de la fuente primaria, que permite localizarla. Un registro típico de una base de datos bibliográfica contiene información sobre el autor, fecha de publicación, editorial, título, edición, de una determinada publicación, etc. Puede contener un resumen o extracto de la publicación original, pero nunca el texto completo, porque si no, estaríamos en presencia de una base de datos a texto completo (o de fuentes primarias —ver más abajo). Como su nombre lo indica, el contenido son cifras o números. Por ejemplo, una colección de resultados de análisis de laboratorio, entre otras.

Bases de datos de texto completo

Almacenan las fuentes primarias, como por ejemplo, todo el contenido de todas las ediciones de una colección de revistas científicas.

Relaciones

RELACIONES

Definición de las relaciones de tabla

En una base de datos relacional, las relaciones permiten evitar los datos redundantes. Por ejemplo, si está diseñando una base de datos que realizará el seguimiento de información sobre libros, podría tener una tabla denominada Títulos que almacene los datos de cada libro, por ejemplo el título, la fecha de publicación y el editor. También hay información que podría desear almacenar sobre el editor, como su número de teléfono, dirección y código postal. Si fuera a almacenar toda esta información en la tabla de títulos, el número de teléfono del editor se duplicaría para cada título que el editor imprimiera.

Una solución mejor es almacenar sólo una vez la información del editor en una tabla independiente, Editores. Colocaría entonces un puntero en la tabla Títulos que hiciera referencia a una entrada de la tabla Editores.

Para asegurarse de que los datos están sincronizados, puede exigir la integridad referencial entre las tablas Títulos y Editores. Las relaciones de integridad referencial ayudan a garantizar que la información de una tabla coincida con la de otra. Por ejemplo, cada título de la tabla Títulos debe estar asociado a un editor concreto de la tabla Editores. No se puede agregar un título a la base de datos para un editor que no exista en ella.

Tipos de relaciones de tabla

Una relación se establece haciendo coincidir los datos de las columnas de clave, normalmente las columnas con el mismo nombre en ambas tablas. En la mayor parte de los casos, la relación hace coincidir la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador único para cada fila, con una entrada de la clave externa de la otra tabla. Por ejemplo, las ventas pueden asociarse a los títulos concretos vendidos creando una relación entre las columnas de identificador de título de la tabla Títulos (la clave principal) y de la tabla Ventas (la clave externa).

Hay tres tipos de relaciones entre tablas. El tipo de relación que se crea depende de cómo se definen las columnas relacionadas.

Definición de relaciones entre tablas

Al crear una relación entre tablas, no es necesario que los campos relacionados tengan los mismos nombres. Sin embargo, deben tener el mismo tipo de datos a menos que el campo de clave principal sea un campo Autonumérico. Sólo puede hacer coincidir un campo Autonumérico con un campo Número si la propiedad TamañoDelCampo de ambos de los campos correspondientes es la misma. Por ejemplo, puede hacer coincidir un campo Autonumérico y un campo Número si la propiedad TamañoDelCampo de ambos campos es Long Integer. Incluso aunque ambos campos coincidentes sean campos Número, deben tener el mismo valor para la propiedad TamañoDelCampo.

Definición de relaciones uno a muchos o uno a uno

Para crear una relación uno a muchos o uno a uno, siga estos pasos:

1. Cierre las tablas que tenga abiertas. No puede crear ni modificar las relaciones entre las tablas abiertas.
2. En Access 2002 o Access 2003, siga estos pasos:
   1. Presione F11 para pasar a la ventana Base de datos.
   2. En el menú Herramientas, haga clic en Relaciones.
   En Access 2007, haga clic en Relaciones en el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos.
3. Si no ha definido todavía ninguna relación en la base de datos, el cuadro de diálogo Mostrar tabla aparece automáticamente. Si desea agregar las tablas que desea relacionar, pero no se muestra el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en Mostrar tabla en el menú Relaciones.
4. Haga doble clic en los nombres de las tablas que desea relacionar y, a continuación, cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Para crear una relación entre una tabla y ella misma, agregue dos veces esa tabla.
5. Arrastre el campo que desea relacionar de una tabla con el campo relacionado de la otra. Para arrastrar varios campos, presione CTRL, haga clic en cada campo y, a continuación, arrástrelos.
   
   En la mayoría de los casos, arrastra el campo de clave principal (que se muestra en texto en negrita) de una tabla hacia un campo similar (a menudo con el mismo nombre) denominado la clave externa de la otra tabla.
6. Se muestra el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Asegúrese de que los nombres de campo que se muestran en las dos columnas son correctos. Puede cambiarlos si es necesario.
   
   Establezca las opciones de la relación si es necesario. Si necesita información acerca de un elemento específico del cuadro de diálogo Modificar relaciones, haga clic en el botón de signo de interrogación y, a continuación, haga clic en el elemento. Estas opciones se explicarán en detalle posteriormente en este artículo.
7. Haga clic en Crear para crear la relación.
8. Repita los pasos 5 a 8 para cada par de tablas que desee relacionar.
   
   Al cerrar el cuadro de diálogo Modificar relaciones, en Microsoft Access se pregunta si se desea guardar el diseño. Tanto si guarda el diseño como si no, las relaciones que cree se guardan en la base de datos.
   
   NOTA: Puede crear relaciones en consultas y en tablas. Sin embargo, la integridad referencial no se exige con las consultas.